文档和内容管理

文件和内容管理指的是针对存储在关系型数据库之外的数据和信息的采集、存储、访问和使用过程的管理。它的重点在于保持文件和其他非结构化或半结构化信息的完整性，并使这些信息能够被访问。

业务驱动因素

文件和内容管理的主要业务驱动因素包括法规遵从性要求、诉讼响应和电子取证请求能力以及业务连续性要求。良好的档案管理还可以帮助组织提高效率。那些基于有效管理的本体及其他良好组织、条理清晰、可检索的网站，有助于提高客户和员工的满意度。

目标和原则

实施文件和内容管理最佳实践的目标，包括：

• 确保能够高速有效地采集和使用非结构化的数据和信息。
• 确保结构化和非结构化数据之间的整合能力。
• 遵守法律义务并达到客户预期。

文件和内容管理遵循以下指导原则：

• 组织中的每个人都应该在保护组织的未来方面发挥作用。每个人都必须按照既定的制度和程序来创建、使用、检索和处置档案。
• 档案和内容处理方面的专家应充分参与制度和规划的制定。不同的行业和法律管辖区之间，监管实践可能会有很大的差异。

基本概念

• 内容
• 受控词表
• 分类法
• 主题词表Thesauri
• 本体Ontology
• 文件和档案
• 数据地图
• 电子取证
• 信息架构
• 搜索引擎 Search Engine
• 语义模型 Semantic Modeling
• 语义搜索 Semantic Search
• 非结构化数据
• 工作流

管理活动

• 规划生命周期的管理
  • 规划档案管理
  • 制定内容策略

• 创建内容处理制度
• 定义内容信息架构
• 实施生命周期的管理
  • 获取档案和内容
  • 管理版本的控制
  • 备份和恢复
  • 管理保管和处置
  • 审计文件/档案

• 发布和分发内容
  • 开放访问、搜索和检索
  • 通过可接受的渠道分发

工具和方法

工具

• 企业内容管理系统
  • 文件管理系统
  • 内容管理系统
  • 内容和文件工作流
• 协作工具
• 受控词汇表和元数据工具
• 标准标记和交换格式
  • 可扩展标示语言（XML）
  • 基于JavaScript语言的轻量级的数据交换格式（JSON）
  • 资源描述框架（RDF）和相关的万维网联盟（W3C）规范
  • Schema.org
• 电子取证技术

方法

• 诉讼应诉手册
• 诉讼应诉数据映射

实践指南

实施企业内容管理（ECM）是一项代价高昂的长期工作。与任何企业范围的工作一样，它需要利益相关方的广泛支持，以及委员会的资金支持。对于一个大型项目来说，它有可能会成为预算削减、业务波动、管理变革或惯性的牺牲品。为了最大限度地降低风险，需要确保是业务而非技术在推动决策。

• 就绪评估/风险评估
  • 档案管理成熟度
  • 电子取证评估
• 组织和文化变革

文档和内容治理

• 信息治理架构
• 信息的激增
• 管理高质量的内容
• 度量指标：可以在战略和运营层面制定关键绩效指标
  • 档案管理
  • 电子取证
  • 企业内容管理